节省成本，简化管理工作及其他

高等教育一直处于在教室和在线部署AI和其他“智能”技术的前沿。尽管技术极大地改善了教师和学生的体验，但它也具有改善和简化后台和行政职能的运作的潜力。

随着大学努力减少预算，甚至适应远程学习环境的“新常态”，他们正在寻找机会来最大化稀缺资源。转向技术解决方案可以使他们事半功倍，而又不会牺牲个性化服务的基础。

技术如何解决

领先的费用，差旅和发票管理解决方案提供商SAP Concur的首席解决方案顾问Brian Kyser说，自动化流程可以为大学创造大量机会。“我们希望创造一种尽可能轻松，毫不费力的体验，以使教职员工能够按自己的意愿去做，这是大学的使命。”

以下是技术有助于提高后台效率的三种方式：

1.使员工无论身在何处，都能高效，高效地开展业务。

“ AI应用程序可以使员工摆脱常规程序的束缚，使他们能够专注于需要更细微，更高级的人类认知技能的任务，而AI多年来不会在这一领域发挥作用，”该公司副总裁Ari Chanen博士说。战略教育公司的人工智能战略教育公司是Strayer大学的母公司。

一个理想的例子是备受争议的支出报告。

凯瑟说：“感觉我们数十年来一直有一个目标，就是要编写费用报告。”

现在，终于，技术进步通过新功能改善了流程，新功能使员工更容易掌握费用并遵守最新的学校旅行政策，随着他们不断发展以适应不断变化的现实，这将变得越来越重要。它还消除了欺诈和无意的浪费。通过自动化，应付账款部门无论在哪里工作，都可以使流程在无缝的无纸化环境中运行。

电话代表了另一个耗时的功能，通常无需使用宝贵的员工资源即可进行处理。例如，员工不必打扰来自供应商的电话，而想知道何时付款。相反，他们可以使用自动化流程通过在线门户网站自行检查发票的状态。此外，Chanen博士解释了战略教育如何帮助Strayer University开发了一个名为Irving的聊天机器人，该机器人可以区分1,500个主题，以解决常见的常见问题。Irving聊天机器人成功地了解了学生。截至2020年1月，有89%的Strayer学生同意Irving帮助他们轻松解决问题，并且93%的学生会向其他学生推荐Irving。

他说：“拥有像Irving这样的响应式聊天机器人，可以使大学教职员工腾出更多细微的问题，同时仍提供24/7的面向学生的高质量服务，”他说。

2.确保合规。

不论是政府拨款还是NCAA法规的限制，大学都会花费大量时间来确保法规与日俱增。但是，采用书面流程将审核员的负担加重到交叉引用每个项目上，这会造成一个艰巨的系统。Chanen博士解释说，这就是他们将从光学字符识别应用程序与AI和机器学习配对以提取关键信息和电子处理文档中受益的地方。

通过此过程，系统将读取收据数据，以识别特定策略下允许的内容-这项任务比您想象的要难。例如，考虑饮酒，这在大学指南中很少能得到补偿。正如Kyser所指出的那样，收据上几乎没有行项清楚地表明是酒精。相反，它可能会列出特定的烈酒品牌或饮料名称，从而创建一个费力的过程来查找任何潜在的异常值。

他说：“人工智能可以利用10,000种不同类型的酒精，因此员工可以避免不经意间违反政策。” “像SAP Concur解决方案这样的系统，无需让别人在大海捞针中找到针头，而是为您提供了所有的针头，您可以决定哪一个很重要。”

3.改善现金流。

如今，在收入不断变化且经常减少的环境中，找到节省从未像现在这样重要。如今，投资于自动化可以帮助组织改善和保护其现金流，从而使运营更顺畅。

尽管许多高校最初都实现了将员工重新部署到更多面向服务的目标的自动化目标，但不久之后，各机构就开始看到更多的价值。例如，学校可以在工作流程中创建一个“规则”，以提示向提供早期折扣的供应商更快地付款，因此学校永远不会错过节省的资金。在另一种情况下，如果部门花了两个办公用品商店，则该系统可以定向为提醒用户偏爱与其达成协议的商店。

凯瑟(Kyser)已发现SAP Concur的许多合作伙伴可以发起虚拟卡付款，这会提示您退款。

他说：“从字面上看，有一些客户仅通过虚拟卡返利来支付系统的全部费用。”

这就是自动化的真正价值，在该领域中，投资回报不仅限于技术本身成本的即时回报。这可以提高效率，因为工作人员可以重新利用以前用于乏味任务的时间，而这些时间可以用更令人满意的方式花费。鉴于年轻的劳动力及其对工作世界的不断变化的期望，它甚至可以成为吸引人才的一种方式。

“千禧一代和Z代人希望进入劳动力市场时，他们在设备上获得的体验类型会得到反映。取决于一所大学，试图吸引这些较新的人才来提供足够灵活的技术来提供这种类型的可用性，” Kyser说。

下一个常态

后台技术的前景如何?凯瑟尔(Kyser)说，利用报告来利用人工智能可能是高等教育机构最大的未开发机会。尽管准确的报告至关重要，但真正的好处来自于使用它来构建上下文。毕竟，确定潜在节省的唯一方法是知道您在哪里花了钱，而考虑一所大学及其众多系，教职员工的庞大范围，这并不是一件容易的事，他们需要单独提交文件具有不同信息方面的多个发票。

Kyser设想了一个聊天机器人界面，该界面使您能够准确找到所需的内容，而无需深入研究非结构化数据库。例如，您可以请求部门或供应商花费的金额，并要求系统以图形形式在上下文中呈现不同的数据集。通过AI，您可以推断数据以构建报告，例如发票趋势，逐年分析或支出异常。然后，机构可以通过多种方式利用此数据，从通过供应商整合寻求更具吸引力的条款到根除欺诈和浪费。

凯瑟说：“我的大学合作伙伴正在不断考虑使技术达到效率并节省资金的新途径。” “这将自动化技术的观念从支出转变为投资。它不是成本中心，而是收入中心。”

了解有关SAP Concur解决方案如何帮助大学节省时间和金钱的更多信息。